Ochrana osobních údajů

Cestovní Agentura  SCHOOLtrip.cz, se sídlem Náměstí 5.května 684, Hradec Králov, 500 02, IČO:87181568 (dále jen „Agentura SCHOOLtrip.cz“), tímto podává informace o zpracování osobních údajů a poučení o právech souvisejících s jejich zpracováním v souvislosti s poskytovanou službou. Nakládání s osobními údaji se řídí platnými právními předpis, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady č. 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“).

Doporučujeme Vám, abyste si informace pečlivě přečetli a v případě jakýchkoliv nejasností se na Agenturu SCHOOLtrip.cz obrátili.

Oprávnění Agentury SCHOOLtrip.cz

Agentura SCHOOLtrip.cz je správcem osobních údajů.

Agentura SCHOOLtrip.cz má zákonné oprávnění za účelem uzavření a plnění smlouvy o zájezdu nebo jiných smluv o poskytování služeb cestovního ruchu zpracovávat osobní údaje všech účastníků zájezdu – účastníci zájezdu jsou všechny osoby účastnící se zájezdu, tedy všichni pedagogové i všichni žáci.

Agentura SCHOOLtrip.cz je oprávněna obvyklé obchodně marketingové nabídky Objednatelům – Objednatelem je škola objednávající zájezd a všichni pedagogové účastnící se zájezdu, zasílat bez explicitního souhlasu. V každém takovém e-mailu je uvedena možnost zrušit odebírání těchto nabídek tak, že Objednatel odpoví slovíčkem „Neodebírat“.

Osobní údaje a citlivé údaje účastníků

K osobním údajům žáků patří jméno, příjmení, datum narození a adresa bydliště, které zpracováváme za účelem ubytování (předáváme v tištěné podobě ubytovateli). Dále evidujeme telefonní čísla zákonných zástupců na formuláři „Bezinfekčnost a souhlas s účastí“, který po skončení zájezdu zůstává škole. V některých případech (při přímých platbách od zákonných zástupců) evidujeme i e-mailové adresy a bankovní účty zákonných zástupců a to za účelem informování o platbách za objednaný zájezd.

K osobním údajům pedagogů patří jméno, příjmení, datum narození a adresa bydliště, které zpracováváme za účelem ubytování (předáváme v tištěné podobě ubytovateli), dále e-mailová adresa a telefonní číslo, které evidujeme za účelem informování o objednaném zájezdu a další související komunikace a za účelem zasílání obchodně marketingových nabídek a sdělení.

Podrobný seznam dodavatelů, kterým se výše zmíněné osobní údaje předávají, jsou součástí smlouvy podepsané po 25. květnu 2018.

K citlivým údajů všech účastníků patří jejich komplexní zdravotní stav, jehož zpracování je nezbytné pro zachování zdraví účastníků zájezdu (zajištění odpovídající stravy, úprava programu, informovanost zdravotnického dozoru na zájezdu).

Osobní a citlivé údaje jsou uloženy na zabezpečeném firemním serveru, který má monitorovaný a omezený přístup pouze v lokální síti LAN, která je před vstupy z internetu chráněna pomocí packet firewall neumožňující přístup k složkám v síti LAN.

K osobním a citlivým údajům mají přístup zaměstnanci Agentury SCHOOLtrip.cz v rámci sítě LAN a externí instruktoři na dané Akci v tištěné podobě. Po skončení Akce se veškeré tištěné dokumenty obsahující osobní a citlivé údaje ihned skartují. V případě zápisů ve Zdravotním deníku se tyto záznamy v tištěné/elektronické podobě předávají pedagogům účastnícím se Akce a v tištěné podobě se archivují v kanceláři Agentury SCHOOLtrip.cz po dobu jednoho roku, poté se skartují.

Všichni zaměstnanci včetně externích povinně podepisují a dodržují mlčenlivost, zdravotníci dodržují lékařské tajemství, a nakládají s těmito údaji v souladu s výše uvedeným Nařízením EU.

Účel a doba zpracování

Agentura SCHOOLtrip.cz zpracovává a uchovává osobní údaje za podmínek stanovených platnou právní normou za účelem uzavření a plnění smlouvy o zájezdu, nebo smlouvy o poskytnutí služeb cestovního ruchu.

Účastník zájezdu jako subjekt údajů je srozuměn, že jeho osobní údaje budou v nezbytném rozsahu poskytnuty ke zpracování dalším subdodavatelům služeb, kteří jsou součástí realizace zájezdu (viz výše).

Osobní údaje Objednatele budou zpracovávány za účelem oprávněného zájmu Agentury SCHOOLtrip.cz:
1) vedení vnitřní evidence Objednatelů;
2) přímý marketing;
3) účetnictví Agentury SCHOOLtrip.cz;
4) vyřizování reklamací a uplatňování nároků.

Osobní údaje budou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou pro plnění závazku a zajištění vzájemných práv a povinností, pro účely oprávněného zájmu Agentury SCHOOLtrip.cz a pro plnění právních povinností po dobu stanovenou příslušnými předpisy, např. zákona o účetnictví a zákona o archivnictví.

Subjekt údajů má mimo jiné právo:
1) požádat Agenturu SCHOOLtrip.cz o poskytnutí informací o zpracování osobních údajů a získat osobní údaje, které poskytl;
2) aby Agentura SCHOOLtrip.cz bez zbytečného odkladu opravila nebo doplnila nepřesné či neúplné osobní údaje o něm, i poskytnutím dodatečného prohlášení;
3) na odvolání uděleného souhlasu;
4) podat stížnost u dozorového orgánu, pokud se domnívá, že došlo k porušení právních předpisů v souvislosti s ochranou jeho osobních údajů;
5) aby Agentura SCHOOLtrip.cz bez zbytečného odkladu vymazala osobní údaje o něm, pokud je dán některý z důvodů:
a) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
b) subjekt údajů odvolal souhlas, na jehož základě byly osobní údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro jejich zpracování;
c) osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
d) osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na správce vztahují.

V Hradci Králové dne 25. 5. 2018
aktualizace: 14. 2. 2021